Unternehmen jeder Größe und Branche arbeiten zunehmend mit Freiberuflern oder Selbstständigen zusammen. Dadurch ergeben sich neue Anforderungen an eine effiziente Organisation dieser externen Mitarbeiter – angefangen beim Onboarding über die eigentliche Projektarbeit bis hin zur Bezahlung.

Ein Freelance Management System (FMS) ist eine Cloud-basierte Lösung, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer externen Ressourcen unterstützt. Diese Systeme umfassen in der Regel Lösungen für das Onboarding, die Auftragsvergabe, das Projektmanagement, die Rechnungsstellung und die Bezahlung. Im englischen Sprachgebrauch wird ein Freelance Management System oft auch als Freelancer Management Platform, Freelance Management Solution oder Freelance Management Software bezeichnet.

Wer braucht ein Freelance Management System?

In der Regel benötigen Unternehmen, die dauerhaft oder regelmäßig mit mehr als zehn freiberuflichen Mitarbeitern zusammenarbeiten eine technische Lösung, um diese Mitarbeiter zu verwalten. Die Einrichtung eines FMS stellt Transparenz darüber her, welche externen Mitarbeiter für das Unternehmen arbeiten, an welchen Projekten sie beteiligt sind und welches Budget für die Zusammenarbeit aufgewendet wird.

Innerhalb eines Unternehmens können verschiedene Abteilungen aus unterschiedlichen Gründen ein FMS nutzen:

  • IT, Marketing & PR – Für das Onboarding von Freelancern, um Projekte zu überwachen und Verfügbarkeiten zu prüfen.

  • Finanzen – Für das zentrale Speichern von Rechnungen und um Bezahlungen durchzuführen.

  • Personal – Um Verträge standardisiert zu erstellen und zentral zu speichern.

  • Recht – Um den Beschäftigungsstatus der Freelancer im Blick zu haben und Compliance-Risiken zu vermeiden.

Wie funktioniert ein Freelance Management System?

Ein FMS dient als zentrale Plattform zur Organisation aller Aktivitäten in der Zusammenarbeit mit Freiberuflern. Je nach den spezifischen Anforderungen von Unternehmen oder einzelner Abteilungen muss ein FMS folgende Funktionen unterstützen:

  • Eingliederung von Freelancern in das Unternehmen

  • Erstellung und Unterzeichnung von Verträgen (elektronische Signatur)

  • Speicherung von Verträgen und anderen Dokumenten

  • Erstellung von Talentpools

  • Zuweisung von Projekten

  • Überwachung des Bearbeitungsstands von Projekten

  • Verwaltung von Rechnungen

  • Tätigung von Zahlungen

  • Speicherung von Steuerformularen

  • Erstellung von Reportings über die Ausgaben für externe Ressourcen etc.

Was sind die Vorteile eines Freelance Management Systems?

Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung: Durch den Wechsel von einer oftmals noch manuellen Methode zur Verwaltung von Freelancern oder durch den Austausch einer selbst entwickelten digitalen Lösung können Unternehmen eine spürbare Effizienzsteigerung in der Zusammenarbeit mit externen Partnern erreichen.

Standardisierung und Sicherstellung der Compliance: Ohne ein FMS sind Freelancer meist über eine Vielzahl von Kanälen in Unternehmensprozesse eingebunden – von E-Mails über Telefonate bis hin zu Excel-Tabellen. Durch eine fehlende Standardisierung gibt es keine Garantie dafür, dass das Onboarding der Freelancer regelkonform verläuft oder ein juristisch korrekter Vertrag unterzeichnet wird. Dieser Mangel an standardisierten Prozessen setzt Unternehmen rechtlichen Risiken aus. Ein FMS ermöglicht es, Freelancer auf skalierbare, standardisierte und konforme Weise einzubinden.

Verbesserung der Beziehung zu externen Mitarbeitern: Genau wie Vollzeitbeschäftigte erwarten auch Freiberufler eine gute Behandlung. Für Unternehmen, die daran interessiert sind, die besten und qualifiziertesten Freelancer zu gewinnen und zu halten, ist ein nahtloses Onboarding und eine schnelle Bezahlung von Freelancern unerlässlich, um eine dauerhafte, positive Beziehung aufzubauen.

Gewinnung von Transparenz und Kontrolle: Ein FMS gibt Unternehmen einen vollständigen Überblick über alle Freelancer im Netzwerk des Unternehmens. Eine durchsuchbare Datenbank von Freelancern mit wichtigen Informationen wie Kontaktdaten, Honorarvorstellungen oder Arbeitshistorie ermöglicht es Unternehmen, reibungsloser zu arbeiten. Dazu gehört die Möglichkeit, schneller zu arbeiten, Geld zu sparen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und Kompetenzlücken im Unternehmen zu schließen.

Wichtige Schritte bei der Implementierung eines FMS

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen an das Onboarding von Freelancern

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an die Verwaltung von freien Mitarbeitern. Führen Sie Hintergrundprüfungen durch? Erfolgt die Unterzeichnung eines Vertrages oder einer Geheimhaltungsvereinbarung? Benötigen Sie eine Berufshaftpflichtversicherung für den Freelancer?

2. Definieren Sie Ihre Freelancer-Typen und organisieren Sie diese

Jedes Unternehmen speichert unterschiedliche Informationen über verschiedene Arten von Freelancern. Um ein FMS wirkungsvoll zu implementieren, müssen Sie die Arten von Freelancern definieren, die Sie auf der Plattform von bspw. Lano einsetzen werden. So sollten Sie die Freelancer etwa nach ihren Einsatzbereichen (Marketing, Design etc.) und falls nötig nach ihrem Standort kategorisieren.

3. Definieren Sie einen Zahlungsplan für Freelancer

Vor der Einführung eines FMS war die Bezahlung von Freelancern möglicherweise sporadisch und wurde von Ihrer Buchhaltung abgewickelt. Mit einem FMS haben Sie die Möglichkeit, zu standardisieren, wie und wann Sie Freelancer bezahlen. Immer am Ende des Monats? Drei Tage nach der Rechnungsfreigabe?

4. Definieren Sie notwendige Integrationen

Ein FMS ist Ihr Verwaltungssystem für alle Ihre Freelancer oder externen Partner überhaupt und wird in Ihre bestehenden Systeme integriert. Zu denken ist hier zum Beispiel an E-Signatur-Tools wie DocuSign, die den Abschluss von Verträgen vereinfachen, oder den Zugriff auf Ihre Projektmanagement- und Kommunikationstools wie Asana und Slack. Sie müssen bestimmen, welche bestehenden Systeme sie mit einem FMS verbinden und weiter nutzen wollen.