Rund 80 Prozent der Unternehmen in Deutschland arbeiten regelmäßig mit externen Mitarbeitern zusammen. Der Einsatz von Freiberuflern, Beratern, Dienstleistern oder Zeitarbeitern wird sich in den kommenden Jahren noch deutlich erhöhen. Viele Unternehmen reagieren bereits heute und suchen nach technologischen Lösungen, um ihr externes Personal effektiv zu verwalten.

Externe Mitarbeiter mit Excel-Tabellen zu verwalten, kann bei zehn oder 20 Kontakten gut funktionieren. Müssen 100 oder gar 1000 Freelancer verwaltet werden, haben klassische Tabellen ausgedient. Unternehmen müssen sich dann die Frage stellen: Sollen wir eine eigene IT-Lösung zur Verwaltung unserer freien Mitarbeiter bauen, oder kaufen wir besser ein Freelance Management System von einem externen Anbieter?

Bevor die Entscheidung zur eigenen Entwicklung eines Verwaltungssystems erfolgt, sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Habe ich einen Wettbewerbsvorteil durch eine eigene Lösung?
  • Habe ich das technologische Know-how für den Bau eines effizienten Verwaltungssystems?
  • Kann ich dieses IT-Projekt ausreichend schnell realisieren?

Lautet die Antwort auf diese Fragen durchwegs „Ja“, kann die Entwicklung eines eigenen Systems der richtige Weg sein.

Die meisten Unternehmen beantworten diese Fragen aber vermutlich mit „Nein“ und entscheiden sich für den Zukauf eines Freelance Management Systems. Es gibt bereits Anbieter auf dem Markt, die mit ihren Produkten die Anforderungen von Unternehmen ausreichend abdecken. Die Entscheidung gegen eine selbstständige und womöglich langwierige Entwicklung einer eigenen Lösung ist damit durchaus nachvollziehbar.

Kurzdefinition: Freelance Management System (FMS)

Ein FMS unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer externen Mitarbeiter, indem alle Prozesse von der Personalbeschaffung über das Projektmanagement bis hin zur Bezahlung optimiert werden.

FMS helfen Unternehmen also, die richtigen externen Partner für einen Job zu finden, sie rechtskonform zu beauftragen, mit ihnen an Projekten zusammenzuarbeiten, den Projektfortschritt zu verfolgen, Rechnungen zu erhalten, zu genehmigen und zu bezahlen. Darüber hinaus vereint ein FMS alle notwendigen Informationen, die für die Zusammenarbeit mit externen Partnern notwendig sind, zentral an einem Ort und garantiert dadurch Effizienz und Transparenz.

Verfügen Unternehmen nicht über strukturierte Prozesse zur Verwaltung externer Ressourcen, sind administrative Probleme und Produktivitätseinbußen ab einer gewissen Größe programmiert. Ob nun Bau in Eigenregie oder Kauf: Ein FMS bringt Ordnung ins Chaos.

Entwicklung eines eigenen Freelance Management Systems

Es gibt drei Möglichkeiten für Unternehmen, ein eigenes FMS zu entwickeln:

  • Erstens kann ein System von Grund auf neu entwickelt werden. Dies führt im besten Fall zu einer maßgeschneiderten und perfekten Lösung, die allerdings womöglich auch Monate an Entwicklungsarbeit in Anspruch nimmt, die Koordination mit vielen Beteiligten erfordert und viele Ressourcen bindet.

  • Zweitens kann eine Lösung unter Verwendung mehrerer bereits existierender Systeme entwickelt werden. Hier wird eine technologische Basis geschaffen, um dann Anwendungen wie Excel, E-Mail-Dienste, Kommunikationslösungen sowie Bezahldienste zu integrieren. Auf diesem Wege lässt sich sicher Entwicklungsarbeit sparen. Allerdings garantiert eine aus vielen Anwendungen unterschiedlicher Anbieter konstruierte Lösung keinen reibungslosen Einsatz des Systems im Arbeitsalltag.

  • Drittens können Unternehmen modifizierte Versionen anderer Systeme nutzen. Zu denken wäre hier zum Beispiel an Anpassungen bei Systemen wie Salesforce, Asana oder Zendesk. Die dritte Variante ist wenig empfehlenswert, da sich so kaum ein leistungsfähiges FMS aufbauen lässt, das alle Anforderungen an eine effiziente Verwaltung externer Mitarbeiter erfüllt.

Risiken bei der eigenen FMS-Entwicklung

Warum sich Unternehmen für den Bau eines eigenen FMS entscheiden, kann unterschiedliche Gründe haben. Oftmals wird angenommen, dass nur eine eigene Lösung die unternehmensspezifischen Anforderungen adäquat bedienen kann. Oder dass das Zusammenstückeln oder Modifizieren bestehender Systeme viel einfacher und kostengünstiger sind. Mitunter fehlt auch einfach die Kenntnis, dass es bereits Freelance Management Systeme gibt, die eigentlich genau die Funktionen erfüllen, nach denen ein Unternehmen sucht.

In den meisten Fällen ist der eigene Bau eines FMS für Unternehmen nicht mit Vorteilen verbunden. Effiziente FMS sind komplexe Systeme, die nicht schnell und einfach entwickelt werden können. Die Kosten können schnell steigen und das Mammutprojekt bindet IT-Ressourcen, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden könnten. Wird die FMS-Entwicklung doch selbst und möglichst schnell umgesetzt, fehlt es oft an Möglichkeiten zur Skalierung, zur Sicherung der Compliance oder zur Integration neuer Anwendungen, die zu einem späteren Zeitpunkt notwendig werden.

In der Regel ist deshalb der Kauf eines professionellen FMS von Vorteil. Nicht zuletzt weil die Anbieter genau jene Probleme bei der Entwicklung ihrer Systeme fokussiert haben, die Unternehmen lösen wollen.

Vor dem Kauf – die Wahl des richtigen FMS

Ein leistungsfähiges FMS sollte fünf Kernfunktionen in jedem Fall erfüllen:

  • Einfaches, schnelles, flexibles und rechtssicheres Onboarding externer Mitarbeiter
  • Zentrale Verwaltung aller Informationen zu externen Partnern
  • Unkomplizierte Auftragsvergabe und Überwachung von Projektfortschritt und Budgets
  • Einfache Genehmigung und Bezahlung von Rechnungen
  • Möglichkeit zur Integration mit anderen Systemen

Ist das FMS skalierbar?

Darüber hinaus sollte ein gekauftes FMS einfach konfiguriert und schnell in Betrieb genommen werden können. Es sollte IT-, Personal- und Rechtsabteilung gleichermaßen entlasten. Interne wie externe Mitarbeiter müssen effektiv über das FMS zusammenarbeiten können und dafür alle notwendigen Werkzeuge bereitgestellt bekommen. Schließlich sollte ein FMS für bestmögliche Transparenz sorgen und eine reibungslose Skalierung ermöglichen.

Verbessert das FMS die Compliance?

Rechtssicherheit ist bei der Beauftragung externer Partner von entscheidender Bedeutung. Je mehr Freelancer eingesetzt werden oder je umfassender ein Auftrag ist, desto größer wird die Gefahr der Scheinselbstständigkeit. Schnell können nicht gezahlte Sozialbeiträge dann zu empfindlichen Strafen führen. Freelance Management Systeme unterstützen eine rechtssichere Beauftragung und Verwaltung von Fremdpersonal. So erlauben dynamische Fragebögen die Prüfung des (steuerrechtlichen) Status von externen Partnern. Die externen Mitarbeiter können zudem Änderungen ihres rechtlichen Status jederzeit im System aktualisieren.