Können anfallende Aufgaben nicht von der internen Belegschaft übernommen werden, liegt der Rückgriff auf externe Dienstleister oder Freelancer nahe. Externe Arbeitskräfte lassen sich entweder über eine Vermittlungsagentur oder einen Online-Marktplatz finden, oder im besten Falle durch Direct Sourcing. Hierbei werden passende Kandidaten für einen Auftrag direkt aus einem selbst verwalteten Talentpool rekrutiert.

Talentpool – schneller Zugriff auf externe Mitarbeiter

Voraussetzung für das Direct Sourcing bei der Personalbeschaffung sind Aufbau und Organisation eines unternehmenseigenen Partnernetzwerks. Hierbei werden die Profile von Freelancern, Freiberuflern, Zeitarbeitern und Dienstleistern einschließlich aller wichtiger Informationen wie Kontaktdaten, Tätigkeitsbereiche, Verträge etc. in einer zentralen Datenbank gespeichert. Die Informationen zu externen Partnern werden im Laufe der Zeit stetig fortgeschrieben und spezifiziert. So kann etwa die Arbeitsperformance einzelner Akteure bewertet werden, was hilft, die besten Mitarbeiter für bestimmte Projekte schnell zu identifizieren.

Welche Vorteile bietet Direct Sourcing?

Durch den Aufbau eines Talentpools können Unternehmen ihre Personalbeschaffung zentralisieren. Die Datenbank mit externem Personal dient als einzige Quelle zur Rekrutierung. Hierdurch ergeben sich im Wesentlichen drei Vorteile:

  • Schnellere Personalbeschaffung: Durch den Rückgriff auf vorhandene Kontakte des Talentpools können Aufträge wesentlich schneller vergeben werden.
  • Geringe Rekrutierungskosten: Es entfallen die zum Teil sehr hohen Provisionen für Personalvermittler.
  • Langfristige Zusammenarbeit: Überzeugt ein Partner mit seiner Leistung, können leicht Folgeaufträge vergeben werden. Ist der Partner ebenfalls mit der Zusammenarbeit zufrieden, kann er langfristig an ein Unternehmen gebunden werden. Dies verschafft Vorteile im Wettbewerb um die besten Talente auf dem Markt.

Voraussetzungen für Direct Sourcing

Direct Sourcing ist zwar eine effiziente und kostengünstige Methode der Rekrutierung, stellt Unternehmen aber auch vor einige Herausforderungen.

  • Employer Branding: Um externe Mitarbeiter für das eigene Unternehmen begeistern zu können, muss das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden. Hierfür sind gerade in der Anfangszeit Investitionen nötig. Externe Personalvermittler können in puncto Employer Branding unterstützen, lassen sich dies dann aber auch entsprechend bezahlen.
  • Effektive Verwaltungsstrukturen: Direct Sourcing erfordert ein dezidiertes Verwaltungs- und Prozessmanagement. Es müssen neue Strukturen geschaffen werden, um etwa Freelancer schnell ins Unternehmen einzubinden, rechtskonform zu beauftragen und deren Performance zu überwachen.
  • Einsatz von Technologie: Um Direct Sourcing effizient zu steuern, ist die Implementierung technologischer Lösungen quasi unabdingbar. Anwendungen wie ein professionelles Freelance Management System oder ein Vendor Management System können Unternehmen bei Aufbau und der Organisation eines Talentpools sowie der Veraltung von Freelancern und Dienstleistern unterstützen.

Fazit: Direct Sourcing als wichtiger Teil der Personalbeschaffungsstrategie

Sich ausschließlich auf Direct Sourcing zu stützen, erscheint in den seltensten Fällen als erfolgversprechende Strategie. Die Personalbeschaffung über Vermittler bleibt weiterhin eine gute Option, um bei Bedarf schnell Expertise in Unternehmen zu holen. Je größer aber der unternehmenseigene Talentpool wird und desto besser die Verwaltung externer Mitarbeiter technologisch unterstützt wird, desto mehr kann sich die Personalbeschaffung auf Direct Sourcing stützen.

Kommt Verwaltungstechnik zur Anwendung, ist darauf zu achten, dass es sich hierbei nicht um geschlossene Systeme handelt. Freelance oder Vendor Management Systeme einzusetzen, ist ratsam, allerdings sollten diese Anwendungen auch mit bestehenden Systemen wie HR-Softwarelösungen, Projektmanagement- oder Buchhaltungsanwendungen integriert werden können.